音声入力でクライアント向け提案書を速く書く方法
よい提案書は、サービスの説明だけではありません。クライアントの課題を理解していることを示し、現実的な解決策を提示し、次の判断をしやすくする文書です。難しいのは考えることよりも、頭の中にある情報を筋の通った初稿にすることかもしれません。
音声入力を使えば、その間を短縮できます。会話の中で提案内容を自然に説明できるなら、必要な材料の多くはすでにそろっています。まず理由や方針を声で話し、編集可能なテキストに変えてから、読みやすい提案書に整えましょう。
クライアントの現状から始める
自社のサービスを説明する前に、クライアントの現状を短く口述します。何を実現したいのか、何が妨げになっているのか、なぜ今取り組む必要があるのかを整理してください。できるだけクライアント自身が使った言葉を残します。
「クライアントは○○を実現したいが、△△が障害になっている。何も変えなければ、□□という影響が考えられる」という型で話すと、機能の羅列ではなく成果を中心に提案できます。
4回に分けて口述する
最初から完成版を一度で話そうとする必要はありません。次の4つに分けると進めやすくなります。
- 課題と望ましい成果： ヒアリング内容を要約し、成功の状態を定義する
- 推奨する進め方： 何を提案するか、なぜ適しているかを説明する
- 範囲と納品： 成果物、担当、節目、対象外の項目を明記する
- 費用と次の手順： 価格、必要な判断、承認後の流れを示す
この順序は、クライアントが確認したい疑問にも沿っています。修正が必要な部分だけを録り直せるのも利点です。
人柄を消さず、正確さを高める
文字になったら、繰り返しや会話のつなぎ言葉を削ります。一方で、専門知識を自然に伝える率直な説明は残しましょう。約束、金額、日付、責任範囲は必ず慎重に確認します。
「成果を改善する」といった曖昧な表現は、確認できる結果に置き換えます。前提と確約を分け、対象外を明確にし、行動の呼びかけを具体的にしてください。
TypeFreeは、話した内容を編集可能なテキストに変え、文章作成を速くするシンプルな方法です。提供する価値を声で説明し、明確な範囲、条件、次の手順を備えた提案書へと磨き上げましょう。