音声入力でプレゼンのスピーカーノートをすばやく作る
スライドはできたのに、スピーカーノートは白紙のまま。同僚には自然に説明できる内容でも、きちんとした原稿を書こうとすると、堅い文章になりがちです。そんなときは、まず音声入力で説明し、あとから発表中にひと目で確認できるメモに整えてみましょう。
Macで進捗報告、研修、顧客向けのプレゼンを準備するときにも、スライド1枚ずつ進められます。目的は画面の内容を書き写すことではなく、自分の言葉で話すための手がかりを作ることです。
1. 各スライドで伝えたいことを1つ決める
音声入力の前に、「このスライドを見たあと、聞き手に理解してほしいのは……」という文を完成させます。無関係な要点がいくつも出てきたら、スライドを分けるか、細かい説明を補足資料に移すことを考えましょう。
画面にない情報のうち、何を口頭で補うべきかも決めます。グラフなら変化が重要な理由、提案ならその案を勧める根拠です。ノートには、スライドの読み上げではなく、その背景を書きます。
2. スライドを見ながら、自分の言葉で説明する
目の前の1人に話すつもりで、短い説明を音声入力します。要点、具体例や裏付け、次のスライドへのつながりを順に話しましょう。話題の切れ目で少し間を置き、段落はあとで整えます。
架空の社内提案なら、下書きは次のようになります。
新しい申請フォームを全社で使う前に、まず1つのチームで試すことを提案します。そうすれば、まだ修正しやすいうちに、わかりにくい質問を見つけられます。試行中の意見を集める担当者も必要です。次に、合意しておきたい役割分担を説明します。
この説明は、試行を実施済みであるかのようには書いていません。提案と実績を分け、根拠が必要な主張には、確認した情報を別途添えます。
3. 下書きを、ひと目で読めるメモにする
例の下書きは、次のように短くできます。
- 提案： 申請フォームをまず1チームで試す。
- 理由： 全社展開前に、わかりにくい質問を見つける。
- 未決事項： 意見を集める担当者を決める。
- つなぎ： 次に、役割分担の案を説明する。
説明を思い出せる短い言葉を選びます。引用や大事な冒頭の一文など、表現を正確に保ちたい部分だけは文章のまま残しましょう。人名、数値、引用文は、音声入力だけに頼らず元の資料からコピーして確認します。
4. 繰り返し使えるテンプレートを用意する
メモ用の文書に次の問いを保存し、スライドごとに声で答えます。
- 要点： 聞き手に何を覚えてほしいか。
- 説明： スライドにない背景情報は何か。
- 裏付け： どの具体例や確認済みの事実を使うか。
- 話し方： どこで間を置き、どの図に注目してもらうか。
- つなぎ： 次のスライドにどうつなげるか。
編集後、対応するスライドのノート欄に文章を入れます。音声入力で作るのは下書きです。どのスライドに何を置くか、どう見やすくするかは自分で決めます。
5. 実際に話してから、さらに短くする
本番のスライドを使い、時間を計りながら声に出して練習します。段落を読み続けてしまうなら短いメモに直し、次の話が出てこないなら、足りないつながりを補いましょう。スライドの順番を変えたときも、ノートを見直します。
文章全体を整える際は、下書きを読みやすく編集する方法や、要点を絞ったエグゼクティブサマリーを書く方法も参考になります。
TypeFreeは、話した内容を編集可能なテキストに変え、文章をすばやく書くためのシンプルな方法です。まずはスライド1枚の説明を話し、使いやすいメモに整えて、自分の言葉で練習してみましょう。