音声入力でカバーレターの下書きをすばやく作る

「なぜこの仕事に興味があるのか」は会話なら話せるのに、応募書類を前にすると手が止まる。そんなときは、まず声に出して説明してみましょう。音声入力で仕事への関心と関連する経験を文章に残せば、白紙から考える負担を減らせます。

目指すのは、一度話すだけで応募文を完成させることではありません。伝える内容を出す作業と、読みやすく整える作業を分けます。Macでカバーレターを書くときは、求人票と履歴書・職務経歴書を手元に置いて始めましょう。

1. 求められることを1つ、実体験を1つ選ぶ

最初に応募要項を確認します。カバーレターが必要か、指定の質問があるか、文字数の上限があるかを把握しましょう。そのうえで、自分の経験と結びつけられる業務を1つ選びます。

カスタマーサポート職なら、わかりにくい設定手順を説明した経験などが使えます。数字を入れる場合は、根拠を確認できるものに絞ります。

下書き用の文書を開き、「この仕事に役立つ経験はありますか」と聞かれたつもりで答えます。短く話してから文章を確認し、不自然な1文があっても、その場で全部やり直さず編集時に直しましょう。

次は架空の下書き例です。

前のサポートの仕事では、設定項目がどこにあるかという質問がよくありました。繰り返し届く質問をまとめて、画面の画像を入れた短いガイドを作りました。同僚に手順を確認してもらって、お客様への返信で使いました。わかりにくいことを説明しやすくする作業が好きでした。

この段階で、状況、自分の行動、仕事への関心がそろっています。まずはこの材料を残せれば十分です。

応募する仕事との接点を先に示し、重複を削ります。たとえば、次のように編集できます。

募集要項で、わかりやすい文章によるサポートを重視されている点に関心を持ちました。前職では、繰り返し寄せられる設定の質問を画像付きの短いガイドにまとめ、同僚と手順を確認したうえで、お客様への返信に活用しました。この経験を貴社のサポート業務でも生かしたいと考えています。

小さなガイド作成を全社的な施策に言い換えたり、測っていない成果を足したりする必要はありません。この構成を使う際は、架空の内容を必ず自分の実体験に置き換えましょう。

経験の段落ができたら、ほかの部分も区切って話します。

応募先ごとに最新の求人票を読み直します。製品や事業に触れる場合は、その会社の公式情報で確認しましょう。志望理由につながらない説明を削り、指定の分量に収めます。

会社名、職種名、日付、数値を履歴書や求人票と照合します。声に出して読み、長すぎる文や自分らしくない言い回しを見直しましょう。提出前に、段落の崩れ、仮の文言、別の応募先の名前が残っていないか確認します。

TypeFreeは、話した内容を編集可能なテキストに変え、文章をすばやく書くためのシンプルな方法です。次のカバーレターは、実際の経験を1つ話すところから始め、自分の言葉で伝わる応募文に整えてみましょう。