音声入力で、丁寧なリマインドメールをすばやく書く
確認の返事を待っているものの、「その後いかがでしょうか」だけでは、相手に何をしてほしいのか伝わりません。かといって、これまでの経緯やお詫びを長く書くと、肝心のお願いが埋もれてしまいます。
まずは同僚に話しかけるつもりで、まだ確認できていない内容を音声入力してみましょう。その下書きを短いメールに整えます。目的は必要以上に急かすことではなく、相手が依頼を理解して返信しやすくすることです。
1. 話す前に、これまでのやり取りを確認する
Macで元のメールと下書きを並べて開きます。何を、いつ依頼したのか、別の連絡手段ですでに返事が来ていないかを確認しましょう。期限を過ぎていると書く前に、回答日について合意していたかも確かめます。
決まっている期限と、自分が希望する回答日は別です。「10月1日までにご回答いただけますか」はお願いですが、「回答期限は10月1日です」は、期限が決まっているという表現です。口述するときも、この違いを曖昧にしないことが大切です。
2. 四つの内容を順番に話す
次の問いに短く答え、項目ごとに少し間を置きます。
- 経緯： 以前のどの依頼について連絡するのか。
- お願い： 具体的に何を確認し、何を回答してほしいのか。
- 時期： いつまでに返事があると助かるのか。その理由は何か。
- 代案： 希望日に間に合わない場合、何を知らせてほしいのか。
「例の件」ではなく、資料名や確認事項を具体的に言いましょう。中心となるお願いは一つに絞ります。二つの案から選んでほしいなら、過去のメールを探さなくてもわかるよう、選択肢も書き添えます。
3. 口述した下書きを、丁寧なメールに整える
以下は架空の例です。
9月22日に送った企画書について確認したいです。田中さんに対象範囲を見てもらいたい。次の段階を計画するので、10月1日の正午、UTCまでに返事があると助かります。難しければ、いつ確認できるか教えてほしいです。最新版をもう一度添付します。
内容を確認したうえで、次のように整えます。
件名：企画書の対象範囲について、ご確認のお願い
田中様
9月22日にお送りした企画書について、改めてご連絡いたします。対象範囲の項目をご確認いただき、修正が必要な点があるかお知らせいただけますでしょうか。
次の段階の計画に反映したく、2026年10月1日12:00（UTC）までにご回答いただけますと幸いです。難しい場合は、ご確認いただける時期をお知らせください。
ご参照いただきやすいよう、最新版を再度添付いたします。
お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
送信前に、実際の資料を添付してください。この文例は希望する回答日と理由を伝えていますが、相手が約束した期限を過ぎているとは決めつけていません。
4. 次回も使える口述用の型を残す
次の構成を、話す順番のメモとして使えます。
［日付］にお願いした［依頼内容］について、ご連絡いたします。［具体的な行動］をお願いできますでしょうか。［理由］のため、［希望日時・必要に応じてタイムゾーン］までにお返事をいただけますと幸いです。難しい場合は、［代わりに知らせてほしいこと］をお知らせください。
括弧内はすべて置き換え、相手との関係に合わせて表現を調整します。社内の気軽な連絡なら三文程度でも十分です。取引先には、何の案件かすぐわかるだけの情報と、適切な挨拶を添えましょう。
5. 誤字だけでなく、意味を確認する
名前、日時、資料の版を照合し、否定表現が抜けて意味が逆になっていないかを確認します。口述中の繰り返しや、焦りから出た言葉も整理しましょう。依頼文だけを読んで、何をすればよいか伝わる状態にします。
添付ファイルやリンクは自分で追加し、宛先も確認します。音声で下書きを作ることと、メールを送信したり次回のリマインドを設定したりすることは、別の操作です。
ほかの場面にも応用したい方は、音声入力でメール返信をすばやく書く方法と伝わる相談・依頼文の書き方もご覧ください。
TypeFreeは、話した内容を編集可能なテキストに変え、文章をすばやく書くためのシンプルな方法です。次のリマインドメールは声で下書きし、相手が答えやすい一つのお願いに整えてみましょう。