用語音輸入把會議決議變成後續郵件

會議最有價值的部分，常常發生在會議剛結束的那幾分鐘。決議還很清楚，問題還沒散掉，下一封後續郵件應該怎麼寫也最容易判斷。

麻煩在於，很多人一離開會議就切到聊天、文件或下一個任務，剛才想好的措辭很快就不見了。語音輸入可以讓你先把內容抓住。在會議脈絡消失之前，直接把後續郵件的大意說出來。

會議後可以先口述這些重點

• 我們決定了什麼？
• 下一步由誰負責？
• 有哪些期限或相依事項？
• 收件人看完後需要做什麼？

只要這些內容已經變成文字，編輯就會輕鬆很多。你可以刪掉重複的句子，把行動項目整理成條列，再依照對象是客戶、同事或主管調整語氣。

這個流程特別適合連續開會的工作日。你不需要寫出完美的會議紀錄，只需要在細節還可靠的時候，留下足夠清楚、可以改寫成郵件的文字。

例如會議後立刻這樣說：

我們同意在星期四前交出修正版草稿。我今天會更新筆記，Alex 會在明天中午前確認最後數字。

口述版本可以很粗糙，但它已經提供了結構。接下來要做的，只是把它編輯成一封清楚的郵件。

TypeFree 如何幫忙 TypeFree 是一個把語音轉成可編輯文字、幫你更快完成寫作的簡單方法。會議後用它記下決議，再把文字稿整理成清楚的後續郵件，就能少打很多字。