用語音輸入更快寫好婉拒郵件：有禮貌，也說清楚界線
明明已經知道無法接下這項請求，回信卻一直留在草稿裡。每改一次，不是覺得太冷淡，就是好像道歉過了頭。婉拒郵件需要的是清楚的答覆，不是無懈可擊的藉口。
語音輸入可以幫你跨出第一步：像當面向對方解釋一樣，把想說的話說出來，再調整文字的內容與語氣。在 Mac 上寫信時，可以把原始請求放在草稿旁邊，確認自己究竟在拒絕什麼。以下方法適用於額外工作、活動邀請，或難以配合的期限。
1. 先決定你要拒絕的是什麼
開口前，先區分三種答覆：
- 無法承接這件事： 這次不能接下請求。
- 無法配合這個時間： 可以協助，但趕不上指定期限。
- 只能處理部分範圍： 可以完成明確的一部分，不能包辦全部。
選擇符合實際情況的答案。如果打算完全婉拒，就別為了緩和語氣而加上「也許下週可以」。若要提出其他時間或縮小工作範圍，先確認自己的安排。寫信是為了傳達決定，不是在修飾措辭時不小心增加承諾。
2. 分四小段口述
想像自己正在回覆一位同事，依序回答下面的問題，每段之間稍作停頓：
- 有什麼需要先致謝或表示已收到？
- 對這個具體請求，我的答覆是什麼？
- 哪個簡短原因能幫助對方理解？
- 有沒有確實可行的替代方案或下一步？
每題通常用一句話就能交代。原因可以簡短，替代方案也不是必填項目。不必把整份行程表搬進信裡，也不要在未經同意的情況下，承諾由其他人代為協助。
3. 把口述草稿整理成清楚的回信
以下是虛構範例：無法檢閱整份簡報，但可以協助其中一小部分。
謝謝你把簡報寄來。我想我應該沒辦法明天以前全部看完，因為還要完成上線準備。不過星期四可以看一下開頭。如果這樣有幫助，你可以把想請我重點看的三張投影片寄來。
確認星期四確實有空後，可以改成：
謝謝你寄來簡報。因為正在完成上線準備，我無法在明天前檢閱整份簡報，但可以在星期四檢閱開頭的三張投影片。如果這個範圍與時間符合你的需求，請寄來那三張投影片。
修改後刪除了「我想我應該」，也把可協助的範圍和下一步說清楚。語氣仍然友善，卻不會讓對方誤以為原本的期限還能再商量。如果完全無法承接，省略替代方案，以「謝謝你想到我」等簡短致意作結即可。
4. 特別檢查會改變承諾的字句
送出前，先看語音轉成的文字是否保留了「可以」與「不可以」、「能」與「不能」的差別。確認日期、工作量、收件人姓名，以及替代方案是否清楚表達需要對方接受條件後再進行。
刪去重複的道歉。如果「我盡量」並不符合你的決定，也不要留下這種模糊說法。最後念一遍：對方能否知道你會做什麼、不會做什麼，以及是否需要回覆？
5. 重複使用提問架構，不是制式拒絕信
把這四個問題留作日後回信的提示，但每次都依關係調整措辭。同事請你幫忙、客戶要求追加工作、主辦單位邀請出席，所需的背景說明不一樣。只要具體回應對方的請求，簡短也可以很周到。
想延伸這套方法，可以閱讀用語音輸入加快郵件回覆，以及把初稿整理成流暢文章。
TypeFree 提供簡單的方式，把說話內容轉成可編輯的文字，幫助你更快完成寫作。挑一封拖了很久的回信，先說出答覆，再精簡措辭；確認文字準確表達你的意思後再寄出。