用語音輸入更快寫好有禮貌的提醒郵件

等不到意見回覆，想寫信提醒，但一句「想跟您確認一下進度」未必能讓對方知道你需要什麼。寫得太長也有另一個問題：前情提要和客套話占了大半，真正的請求反而不清楚。

可以先用語音輸入，像向同事說明一樣，把還在等待的事項說出來，再整理成簡短的郵件。目標不是把事情說得更急，而是讓對方容易理解，也容易回覆。

1. 開口前先看過往來紀錄

在 Mac 上並排開啟原始郵件與草稿，確認當時請求的內容、寄出日期，以及對方是否已經透過其他管道回覆。要寫「已超過期限」之前，也得先確認雙方是否真的約定過回覆日期。

實際期限和你希望收到回覆的時間，是兩回事。「方便在10月1日前回覆嗎？」是在提出請求；「回覆期限是10月1日」則表示已經有明確安排。不要在口述時，不小心把希望的日期說成對方答應過的期限。

依序回答以下問題，每個部分之間稍作停頓：

說出文件名稱或待決定事項，不要只說「那件事」。主要請求盡量只有一項。若希望對方從兩個方案中選擇，就把選項列出來，不要讓對方為了回信還得翻完整串郵件。

以下是虛構的口述範例：

我想跟進9月22日寄出的專案簡報，請怡君看一下工作範圍。因為要安排下一階段，希望10月1日中午UTC之前能收到意見。如果太趕，請她告訴我什麼時候能看完。我會再附一次最新版。

確認細節後，可以整理成：

主旨：專案簡報——工作範圍確認

怡君您好：

想跟進9月22日寄出的專案簡報，請您協助確認工作範圍的部分，並告訴我是否需要調整。

為了安排下一階段，若能在2026年10月1日12:00（UTC）前收到您的回覆，會很有幫助。如果時間不方便，也請告訴我您預計何時可以確認。

我再次附上最新版，方便您查閱。

謝謝您！

寄出前，記得實際附上文件。這個例子提出了具體請求，也說明希望回覆的時間，卻沒有暗示對方已經違反約定或延誤進度。

可以把下面這段留作提示，依實際情況重新說一遍：

想跟進［日期］提出的［請求］，請協助［具體行動］。因為［原因］，若能在［日期、時間，必要時加上時區］前收到回覆，會很有幫助。如果無法配合，也請［替代的下一步］。

所有括號都要替換，語氣則依雙方關係調整。熟悉的內部同事可能只需要三句話；對客戶則應加上適當稱呼，以及足以辨識案件的背景資訊。

核對姓名、日期、文件版本，以及辨識時可能遺漏的否定詞。刪掉口述時的重複內容，或一時著急說出的抱怨。只看請求那一句，對方是否就知道該做什麼、怎麼回覆？

自行補上正確的附件或連結，並確認收件人。用語音完成草稿，不等於已經寄出郵件，也不會自動排定下一次提醒；這些仍是郵件工具中的不同操作。

TypeFree 提供簡單的方式，把說話內容轉成可編輯的文字，幫助你更快完成寫作。下一封提醒郵件，先用說的寫出草稿，再整理成一個讓對方容易回答的明確請求。