用語音輸入快速寫好休假自動回覆

休假自動回覆的任務很單純：說明你何時無法處理郵件，並讓寄件人知道接下來該怎麼做。但如果拖到休假前最後一刻才寫，很容易只留下「回來後再回覆」這種不夠明確的訊息。

可以先像向同事交代事情一樣，把必要資訊口述成草稿，再整理成簡短的自動回覆。在 Mac 上把行事曆和草稿並排開啟，就能一邊寫、一邊核對日期。

1. 開口前，先確認日期與代理範圍

列出休假期間、恢復上班的日期，以及休假時是否會查看郵件。回到工作崗位，不代表當天早上就能回完所有信；沒有把握時，不要承諾立即回覆。

若有職務代理人，先確認對方同意處理哪些事項。負責某個專案的緊急問題，不等於承接所有來信。聯絡資料也要查證，不要只憑記憶口述。

依序回答以下問題，每個部分之間稍作停頓：

自然說話即可，標點和分段可以稍後整理。除非對方確實需要知道，否則不必交代旅遊地點或私人行程。讀者需要的是聯絡安排，而不是完整的休假計畫。

以下是虛構的口述草稿：

10月5日到11日休假，12日恢復上班。休假時不看信。Atlas專案的緊急問題由怡君協助，其他信件回來後再確認。

核對日期與聯絡資訊後，可以整理為：

主旨：休假通知｜10月12日恢復上班

您好，感謝您的來信。我將於2026年10月5日至11日休假，10月12日恢復上班。休假期間不會查看郵件。

若有Atlas專案相關的緊急問題，請聯絡怡君（yijun@example.com）。其他來信將於恢復上班後確認。

謝謝您的耐心等候。

使用前，請將虛構的聯絡人替換為實際窗口。這個版本交代了恢復上班的日期，但沒有承諾當天一定回完所有信件。

感謝您的來信。我將於［開始日期］至［休假最後一天］休假，［恢復上班日期］恢復上班。［說明期間是否查看郵件］。若有［指定事項］，請聯絡［已確認的代理人與聯絡方式］。［說明其他來信的處理安排］。

沒有代理人，就刪掉那一句。給內部同事的版本可以加上交接文件的位置；寄給外部對象的版本，則只保留對方能使用的資訊與連結。儲存前，記得替換所有括號內的欄位。

核對日期、人名、電子郵件地址，也注意「不會查看」等否定語句是否被正確辨識。若收件人來自不同國家，日期應寫得清楚，避免只有數字而造成月、日順序的誤解。

接著，把編輯好的文字貼到郵件服務的自動回覆設定，確認啟用與結束時間。口述出草稿，不代表已啟用或排程自動回覆。完成前，再確認儲存的文案與適用對象。

TypeFree讓你用簡單的方式，把說話內容變成可編輯文字，更快完成寫作。下次休假前，先說出自動回覆草稿，再核對細節，讓每位寄件人都知道下一步該怎麼做。