用語音輸入更快寫好專案啟動通知信

一封好的專案啟動通知信，應該讓收件者不用翻找多段對話，就能知道如何開始。大家需要了解：為什麼要做這個專案、第一階段包含哪些工作、誰已同意負責什麼，以及接下來要做哪件事。只有一句「接下來一起加油」，並不足以交代這些資訊。

語音輸入能讓你先用向同事說明的方式起草。在 Mac 上，把專案簡介放在編輯視窗旁，口述計畫，再整理成一封簡短的信。先把說明轉成文字，精確的連結、日期和格式則留到編輯時處理。

1. 先決定這封信要達成什麼

選定一個眼前的目的：請大家準備啟動會議、確認小型專案的起步安排，或收集開始前需要的資料。不必把整份專案簡介複製到信裡。

開始口述前，先從已確認的計畫中找出三件事：

• 目標： 希望產出什麼有用的成果？
• 範圍： 這個階段要做什麼，又不做什麼？
• 承諾： 哪些分工和日期已確認，哪些還只是提議？

若對方尚未答應接下工作，就明確提出邀請或請求，不要寫成已定案的分工。建議期限也應與雙方確認的期限分開標示。

2. 按照收件者需要的順序口述

想像同事問你：「開始之前，我需要知道什麼？」依序回答目的、第一份交付成果、已確認的負責人，以及下一步。每個段落之間稍作停頓，不必一口氣說出格式完整的信件。

完成後，刪除重複的背景說明，把細節留在連結的專案簡介裡。主旨可以最後再寫，放入專案名稱和希望對方採取的行動。分工則在編輯時整理成條列，方便快速閱讀。

3. 把草稿整理成具體的啟動通知

以下是虛構的內部專案範例：

主旨：說明中心文章盤點啟動 — 請於 10 月 29 日前確認存取權限

各位好：

我們將開始盤點帳號相關的說明文章，先找出過時資訊，再規劃後續修訂。

第一階段的交付成果是附有更新建議的文章清單，不包含文章改寫或發布。

依照已確認的分工，怡君會整理清單，柏宇會檢視優先順序建議。我會在專案討論串統整問題。

為準備 11 月 2 日的啟動會議，請先開啟專案簡介，並於 10 月 29 日下午 3 點（台北時間）前，在討論串確認能否存取。若有缺少的原始資料，也請一併提出。

謝謝大家，我們會在啟動會議處理待釐清的問題，並討論修訂計畫。

實際寄送時，補上專案簡介和討論串連結，以及會議資訊或行事曆邀請。這封信明確界定第一階段的成果，沒有把啟動會議寫成整個專案的完工日期。

4. 套用專案啟動通知信範本

主旨： ［專案名稱］啟動 — ［希望對方採取的行動］

目的： 我們將開始［專案］，以達成［預期成果］。

第一階段： 產出［交付成果］，不包含［範圍外的工作］。

已確認的分工： ［負責人與工作］。［若有待確認的分工，明確標示為提議］。

下一步： 請於［日期、時間與時區］前，在［回覆位置］完成［具體行動］。

參考資料： ［專案簡介］、［討論串］、［需要時附上會議資訊］。

填妥所有欄位，刪除不適用的部分。若不同人需要採取不同動作，依負責人分行列出，不要把多個請求藏在同一句話裡。

5. 寄出前，與計畫再核對一次

確認姓名、分工、日期，以及收件者是否有權限開啟連結。如果時間很重要，就把「盡快」或「開會前」改成明確期限。最後以新加入成員的角度讀一次：不必打開所有文件，也能知道自己接下來要做什麼嗎？

需要準備背景資料，可參考如何撰寫專案簡介；若會安排會議，也可參考如何整理會議議程。

TypeFree 提供簡單的方式，把說話內容轉成可編輯文字，讓你更快完成寫作。下一封專案啟動通知信，先用說的起草，再核對承諾，讓團隊清楚知道第一步怎麼走。