用語音輸入寫出清楚的核准申請郵件

文件已經準備好，下一步卻還在等主管點頭。「請幫忙看看」聽起來很客氣，但收件者可能不知道，你是想徵求意見、確認內容，還是取得對外寄送的同意。

你可以先用語音輸入，把事情當面說明般地講出來，再將文字整理成簡短的核准申請郵件。在 Mac 上把文件和草稿並排開啟，邊寫邊核對版本與日期，不必只靠記憶補齊細節。

1. 說明要對方決定什麼

核准申請要指出，你希望對方同意哪一項行動。「請核准工作坊議程第3版，以便寄給參加者」比「請確認議程」更明確。

先區分徵求意見與正式請求核准。如果還在比較方案，就先邀請對方提供建議；如果文件已可供決定，就寫清楚本次核准的範圍，並寄給有權做這項決定的人。多人分工審閱時，也應說明每個人需要確認哪一部分，避免一封籠統的「請大家核准」讓責任不清。

2. 分成五個問題來口述

先不用追求漂亮的句子，依序回答：

• 待決事項： 具體需要核准什麼？
• 參考資料： 請對方看哪份文件、哪個版本或段落？
• 建議方案： 你推薦怎麼做？理由是什麼？
• 回覆時間： 何時收到答覆會有幫助？後續哪項工作需要這個決定？
• 下一步： 核准後會做什麼？在那之前會暫停什麼？

每回答一題就稍作停頓。主旨、文件連結與分段可以在編輯時補上，不需要一次口述出排版完整的郵件。可以的話，一封信只處理一項主要決定。

3. 把口述草稿改成可回覆的郵件

以下是工作坊議程的虛構範例。

口述草稿：

想請雅婷核准議程第三版。我把討論放到練習前面，這樣可以把大家提出的問題放進練習。活動日期和參加名單都沒變。希望十月二十二日下午三點，台北時間前收到回覆，二十三日就能寄出。還沒核准就先不寄。

整理後的郵件：

主旨：請核准工作坊議程第3版｜希望於10月22日前回覆

雅婷您好：

想請您核准工作坊議程第3版的內容與進行順序。我建議採用這一版，因為討論調整到練習之前，方便將參加者提出的問題納入練習。

活動日期與參加名單維持不變。請查看共用文件中的第3版，並於10月22日15:00（台北時間）前回覆是否核准，或指出需要修改的地方。

核准後，我預計在10月23日寄給參加者；在收到核准前會先暫停寄送。若審閱時間不足，請告訴我，我會調整寄送日期。

謝謝您。

實際寄送時，請補上正確的文件連結。這封信交代了版本、建議理由、回覆期限與後續安排，也沒有把「未回覆」視為默認同意。

4. 使用簡短的核准申請範本

主旨：請核准［事項／版本］｜［日期］前

想請您核准［具體決定］，相關資料為［文件連結與版本］。我建議［方案］，原因是［簡短理由］。本次核准範圍為［範圍］，［未變更事項］維持不變。若能在［日期、時間與時區］前回覆，就能接續［下一步］。核准後，我會［行動］。如需修改或更多審閱時間，請告訴我。

將括號內容替換成實際資訊，刪去不適用的句子。公司若有既定的簽核流程，仍應依照流程辦理，不能以寫好一封郵件取代必要程序。

5. 寄出前檢查意思是否正確

核對收件者、版本號、日期、時區，以及對方是否有文件的存取權限。特別留意會改變原意的辨識錯誤，例如「先不要寄送」不能變成「先寄送」，希望收到回覆的日期也不能寫成雙方早已同意的期限。

只讀開頭兩句，看看能否立刻知道要核准什麼。若還看不出來，就把請求移到背景說明之前。

如果仍在蒐集意見，可以參考回饋邀請郵件的寫法；若需要追蹤尚未回覆的申請，也可閱讀禮貌提醒郵件的寫法。

TypeFree讓你用簡單的方式，把語音轉成可編輯文字，寫得更快。下一封核准申請，先說出背景，再整理細節，讓對方清楚知道要決定什麼、核准後會發生什麼。