用語音輸入寫好初次聯繫信，拓展職場人脈

看完某個人的專案分享，很想請教其中一個做法，卻在打開郵件後卡在第一句問候。拓展職場人脈的初次聯繫信，不必從頭介紹你的職涯；更重要的是讓對方知道，你為什麼找他，以及想了解什麼。

語音輸入可以讓你換一個起點：先把聯繫的原因說出來，再編輯成簡短的郵件。在 Mac 上開啟草稿文件，旁邊放著讓你產生興趣的文章或筆記。先在郵件編輯器以外的地方整理，等內容確定後再填入收件人。

1. 選定一個具體的聯繫契機

從公開演講、文章、專案，或確實發生過的對話開始。找出其中與你工作有關的細節。「您分享的客戶設定檢查清單」比「您優秀的經歷」更能說明這封信的來意。

一封信只設定一個主要目的。請教問題、請人引薦，以及提議合作，是三種不同的請求。全部放在一起，對方反而不容易判斷該如何回覆。

2. 用口說回答四個問題

想像你正在向同事解釋這封信，依序回答：

• 契機： 讀到、看到或談到什麼，讓你決定聯繫對方？
• 背景： 你目前在做什麼，為什麼與這件事有關？
• 問題： 如果只問一件事，你最想了解什麼？
• 下一步： 對方能用郵件簡短回答，還是確實需要安排談話？

每回答一題就停一下。不必立刻說出漂亮的句子；但如果開始回顧整段職涯，就把注意力拉回問題。好的初稿只需要提供足以理解請求的背景。

3. 把口說草稿整理成郵件

以下是虛構範例。

口說草稿：「我看了怡君介紹客戶導入流程的文章，其中提到與客服團隊一起測試檢查清單。我最近也在改設定指南，所以很有共鳴。我想知道，他們怎麼決定哪些客戶問題要放進清單。如果她能用郵件簡單說明，就不用特別約時間開會。」

整理後：

主旨：想請教您如何挑選導入檢查清單的內容

怡君您好：

我是負責客戶設定指南的柏宇。讀到您與客服團隊一起測試導入檢查清單的文章，讓我重新思考，哪些內容應該放在最初的設定步驟中。

想請教您，當時是如何決定把哪些客戶問題納入檢查清單的？若您方便，透過郵件簡短分享就很有幫助。

謝謝您公開這個專案的經驗！ 柏宇

這個版本保留了聯繫的原因、必要的自我介紹與一個明確問題，也把「不用約開會」轉換成具體、容易理解的回覆方式。

4. 刪掉多餘鋪陳，保留自然語氣

把郵件讀出來一次，刪除重複稱讚、口頭填充詞，以及與回答問題無關的背景。開頭與結尾要符合彼此的關係。第一次聯繫可以親切，但不必寫得像已經很熟。

先完成本文，再寫主旨，才能讓主旨準確反映請求。作品集或個人頁面的連結，只有在能補充背景時才需要放入。若需要簡短介紹自己，可從專業個人簡介挑選與這次來意相關的一句，不必貼上整段履歷。

5. 寄出前確認細節

檢查姓名、專案名稱，以及語音辨識可能聽錯的專有名詞。重新打開原文，確認你問的內容不是文章已經回答的問題。最後，看看收件人是否能一眼辨認出你希望他回答什麼。

如果想進一步練習把請求寫得具體，可以參考如何寫出清楚的求助訊息。

TypeFree讓你用簡單的方式，把說話轉成可編輯的文字，更快完成寫作。先說出你想聯繫對方的原因，再整理成一封來意清楚、問題容易回答的初次聯繫信。